Kontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, a także sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem projektu.
TRYBY / RODZAJE KONTROLI:
· doraźna - kontrola na wniosek / prośbę Wydziału Wdrażania, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Zarządzającej bądź innej instytucji zewnętrznej, na podstawie uzyskanych informacji o możliwości wystąpienia nieprawidłowości, uchybień w projekcie.
· w trakcie realizacji projektu - kontrola przeprowadzana planowo w trakcie realizacji projektu, co do zasady kontrole są przeprowadzane w trakcie realizacji projektu.
· wizyta monitoringowa - kontrola w miejscu realizacji usługi szkoleniowej / doradczej.,
· na zakończenie realizacji projektu - przeprowadzana po złożeniu przez Beneficjenta końcowego Wniosku o płatność.
NA SYSTEM KONTROLI SKŁADA SIĘ:
1. Kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej
Weryfikacja wniosku o płatność otrzymanego od Beneficjenta, zawierającego informacje na temat wydatków kwalfikowalnych poniesionych w ramach projektu wraz z opisem postępu rzeczowego.
2. Kontrola na miejscu:
- wizyta monitoringowa
- w siedzibie beneficjenta
Kontrola na miejscu (wizyta monitoringowa)
· Sprawdzenie, czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie projektu.
· Sprawdzenie, czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem projektu.
· Sprawdzenie, czy zakres tematyczny jest zgodny z wnioskiem.
· Sprawdzenie dokumentów potwierdzających zrealizowanie usługi.
· Wywiad/ankieta z uczestnikami projektu.
· Sprawdzenie, czy pomieszczenia są właściwie oznakowane.
· Sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe.
Kontrola na miejscu (w siedzibie beneficjenta)
· Prawidłowość rozliczeń finansowych.
· Poprawność dokumentacji dotyczącej personelu projektu.
· Sposób rekrutacji uczestników projektu.
· Sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych uczestników projektu.
· Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dot. postępu rzeczowego z dokumentacją dot. realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta.
· Poprawność udzielania zamówień publicznych zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych.
· Poprawność stosowania zasady konkurencyjności.
· Poprawność udzielenia pomocy publicznej.
· Sposób realizacji działań promocyjnych.
· Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
TRYB KONTROLI NA MIEJSCU
Realizacja kontroli na miejscu składa się z następujących podstawowych etapów:
• Zaplanowanie czynności kontrolnych; przygotowanie kontroli
• Przekazanie zawiadomienia o kontroli
• Przeprowadzenie czynności kontrolnych
• Sporządzenie informacji pokontrolnej
• Sformułowanie zaleceń pokontrolnych
• Raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji w ramach PO KL
Uprawnienia kontrolujących oraz dowody zbierane w trakcie kontroli
Kontrolujący jest uprawniony, w granicach upoważnienia, do:
• swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podlegających ochronie z uwagi na tajemnicę państwową.
• wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej.
• żądania od kontrolowanych sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów.
• przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych.
• żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych oraz pisemnych wyjaśnień.
• zabezpieczania materiałów dowodowych
• sprawdzania przebiegu określonych czynności.
• przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.
Poniżej znajdą Państwo podstawowe dokumenty dotyczące kontroli projektów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zachęcamy również do odwiedzania stron Portalu Funduszy Europejskich PO KL www.efs.gov.pl :