MAZOWIECKA JEDNOSTKA WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH

Przypominamy także, że projekty systemowe w ramach Poddziałania 7.1.1 i 7.1.2 PO KL mogą być realizowane:

-  samodzielnie,

-  w partnerstwie jednostek samorządu terytorialnego,

- w partnerstwie jednostek samorządu terytorialnego z jednostkami spoza sektora finansów publicznych lub należącymi do sektora finansów publicznych (innymi niż JST).

W przypadku projektów składanych w ramach PO KL w partnerstwie, nie ma ograniczeń co do typów podmiotów, z którymi można współpracować przy realizacji projektu. Projekt realizowany w partnerstwie wymaga określenia zależności między podmiotami poprzez zawarcie umowy partnerskiej. Za realizację projektu odpowiedzialny jest Beneficjent, którego podstawowe zobowiązania, takie jak np. rozliczanie projektu, obowiązki w zakresie sprawozdawczości, kontroli czy audytu, nie mogą być realizowane przez partnera. Zgodnie z zapisami art. 28a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, partnerzy w projekcie to: „podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt”. Niezależnie od podziału zadań i obowiązków w ramach partnerstwa, odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi Beneficjent (lider partnerstwa), jako strona umowy o dofinansowanie. Dlatego też struktura zarządzania powinna wyraźnie oddzielać zarządzanie strategiczne (realizowane przez wszystkich partnerów) oraz zarządzanie administracyjne (administrowanie projektem przez beneficjenta). Na etapie składania wniosku jednostki sektora finansów publicznych oraz beneficjenci i partnerzy realizujący projekty systemowe nie podlegają wymogowi składania dokumentów określających sytuację finansową.

Zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Zarządzającej wyrażonym w piśmie z dnia 6 lipca 2012 r. o sygnaturze: DZF-IV-82252-376-IK/12 „punktem wyjścia dla zawiązania partnerstwa oraz ustalenia podziału zadań powinna stanowić analiza z jednej strony potrzeb wynikających z diagnozy sytuacji problemowej, której  dotyczy projekt, a z drugiej potencjału i statutowego zakresu działania podmiotów, które przystępują do partnerstwa. Tworzenie struktury podziału działań w projekcie partnerskim powinno opierać się przede wszystkim na ocenie możliwości realizacji określonego zadania przez dany podmiot, a włączanie do partnerstwa instytucji, która nie posiada odpowiedniego potencjału i tym samym będzie zmuszona do zlecania wykonania powierzonych jej zadań innemu podmiotowi (członkowi partnerstwa lub stronie trzeciej) nie jest zasadne. Rolą każdego z partnerów jest bowiem wspólna realizacja projektu uwzględniająca pełen ich potencjał organizacyjny, techniczny, kadrowy i finansowy”.

W związku z powyższym nie ma możliwości zlecania usług pomiędzy partnerami. Wszystkie partnerstwa powinny być zawiązywane z uwzględnieniem pełnego potencjału podmiotów je tworzących, co z kolei powinno przyczynić się do wyeliminowania powstawania w przyszłości sytuacji, w której jeden z partnerów zleca usługę innemu partnerowi tego samego projektu PO KL.

Niemniej jednak, mogą zdarzać się sytuacje, gdy we wniosku o dofinansowanie przewidziano realizację zadań zarówno przez lidera i poszczególnych partnerów (zgodnie z ich potencjałem), jak i podmioty zewnętrzne (wybierane m.in. w trybie zamówień publicznych). Dodatkowo, z uwagi na brak dotychczasowego uregulowania tej kwestii w sposób bezpośredni, w tym we wzorze umowy partnerskiej, w dotychczas zawieranych umowach partnerskich nie przewidywano żadnych ograniczeń w zakresie możliwości uczestniczenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego organizowanego przez podmioty partnerstwa. W związku z powyższym, w opinii Instytucji Zarządzającej PO KL, jeżeli wykonanie przez jednego z partnerów projektu zadań zleconych przez innego partnera lub lidera tego projektu wynika z wyłonienia najkorzystniejszej oferty w konkurencyjnym postępowaniu o zamówienie publiczne (dotyczy to zarówno udzielenia zamówienia w trybie PZP, jak i zasady konkurencyjności), możliwe jest uznanie, że zasady kwalifikowalności nie zostały naruszone, pod warunkiem przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, do czego zobowiązuje zamawiającego art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz zapisy podrozdziału 3.1.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Bez względu na powyższe, należy stwierdzić, iż takie praktyki powinny stanowić wyjątek, gdyż jak podkreślono wcześniej, co do zasady nie powinno dochodzić do zlecania usług pomiędzy partnerami”.

Przed zawarciem umowy lub wydaniem decyzji o dofinansowaniu projektu, dokumentem wymaganym przez Instytucję Oceniającą Projekt, jest umowa partnerska (porozumienie), szczegółowo określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu (beneficjenta/lidera) reprezentującego partnerstwo, który ostatecznie jest odpowiedzialny za realizację całości projektu oraz jego rozliczenie. Umowa taka powinna zawierać uzgodnienia dotyczące co najmniej:

• celu partnerstwa;
• odpowiedzialności lidera/beneficjenta projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa;
• zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu;
• plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków (w szczególności sposobu przekazywania przez beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych, ponoszonych przez partnerów kosztów realizacji zadań w ramach projektu, zgodnie z rozdziałem VIII ”Zakresu realizacji projektów partnerskich określonego przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”).
• zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie;
• zasady podejmowania decyzji w partnerstwie (zasady wspólnego zarządzania);
• pełnomocnictwo lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez beneficjenta;
• sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli realizacji projektu.

Lider partnerstwa jest obowiązany do niezwłocznego dostarczenia potwierdzonej za zgodność
z oryginałem kopii umowy lub porozumienia partnerskiego do Instytucji Oceniającej Projekt.

Zalecane jest również wprowadzenie procedur, jakie powinny funkcjonować w ramach partnerstwa (m.in. odnośnie zarządzania ryzykiem, konfliktem, identyfikacją problemu), a także dotyczących sposobów rozwiązywania kwestii, związanych z podejmowaniem decyzji i sprawowaniem roli lidera w partnerstwie. Procedury takie mogą stanowić część umowy partnerskiej (porozumienia). W przypadku partnerstwa,
w którym jest więcej niż trzech partnerów, opis procedur jest obowiązkowy i powinien stanowić część umowy partnerskiej.

Minimalny zakres umowy partnerskiej stanowi załącznik nr 1 do dokumentu „Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia
1 stycznia 2013 r.”

Zgodnie z ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o  zasadach prowadzenia polityki rozwoju art. 28 a ust. 4 pkt 1-3 w przypadku projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej, podmiot o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, ubiegający się
o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązany do:

1)     ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz                           w Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej                21 dni na zgłoszenie partnerów;

2)     uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa, doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracę z beneficjentem               w trakcie przygotowania projektu;

3)     podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów.

Zgodnie z „Zakresem realizacji projektów partnerskich określonym przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki z dnia 24 grudnia 2012 r.” w projektach systemowych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie i Powiatowych Urzędów Pracy partnerami mogą być również podmioty działające lokalnie, nieposiadające osobowości prawnej, takie jak m.in. koła gospodyń wiejskich, grupy parafialne, itp. W przypadku, gdy:

• partnerem w projekcie jest podmiot działający jako stowarzyszenie zwykłe – z uwagi na to, że stowarzyszenie zwykłe nie posiada osobowości prawnej – zobowiązania majątkowe mogą zaciągać członkowie osobiście lub działając przez pełnomocnika na zasadach i w sposób określony w przepisach Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie.

• partnerem w projekcie, jest podmiot o charakterze niesformalizowanym, wszelkie zobowiązania mogą być zaciągane bądź na zasadzie umów cywilnoprawnych zawartych z poszczególnymi członkami grupy, tzn. beneficjent zawiera umowy cywilnoprawne z każdym z członków podmiotu, bądź poprzez ustanowienie pełnomocnika członków podmiotu na zasadach i w sposób określony w przepisach Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie i podpisanie między nim a beneficjentem umowy partnerskiej o charakterze cywilnoprawnym.
• W tych przypadkach we wniosku o dofinansowanie w punkcie 2.8 wniosku o dofinansowanie projektu wpisujemy nazwę organizacji lub grupy i nazwisko pełnomocnika np. „koło gospodyń wiejskich reprezentowane przez …”.

W zakresie współpracy z publicznymi służbami zatrudnienia, niezależnie od sposobu realizacji zadań w ramach projektu niezbędne jest zawarcie pisemnego porozumienia z powiatowym urzędem pracy, określającego zasady współpracy w zakresie realizacji zadań na rzecz aktywnej integracji.

W porozumieniu w szczególności można określić:

a) zasady współpracy w zakresie procedur postępowania z klientami instytucji pomocy

społecznej i powiatowych urzędów pracy, w tym:

(i) zasady wzajemnej wymiany informacji o klientach i realizowanych działaniach, w szczególności podejmowanych w zakresie aktywnej integracji;

(ii) procedurę w zakresie współpracy ośrodka pomocy społecznej i powiatowego urzędu pracy w realizacji art. 50 ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;

b) zasady współpracy w zakresie realizacji i finansowania prac społecznie użytecznych;

c) zasady współpracy w zakresie upowszechniania ofert pracy, upowszechniania informacji o usługach poradnictwa zawodowego i szkoleniach, organizacji robót publicznych oraz zatrudnienia socjalnego zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Porozumienie może obejmować więcej podmiotów oraz określać inne zadania związane ze współpracą publicznych służb zatrudnienia i jednostek organizacyjnych pomocy społecznej - w szczególności zadań wynikających z realizacji gminnych i powiatowych strategii rozwiązywania problemów społecznych.

Proces nawiązywania współpracy pomiędzy jednostkami pomocy społecznej a powiatowymi urzędami pracy inicjuje regionalny ośrodek polityki społecznej (współpracując w tym zakresie z regionalnymi ośrodkami EFS oraz innymi podmiotami), który organizuje wspólne spotkania lub konferencje z udziałem potencjalnych partnerów. Celem tych spotkań jest wypracowanie skutecznych mechanizmów współpracy, promocja dobrych praktyk w tym zakresie i rozwijanie partnerstwa. Działania te mogą być realizowane w ramach projektu systemowego regionalnego ośrodka polityki społecznej, realizowanego w ramach Poddziałania 7.1.3 PO KL”.