Szanowni Państwo,
Informujemy, że podpisana została umowa z firmą Britenet Sp. z o.o Polska na świadczenie usług wparcia technicznego (Help Desk) dla użytkowników systemu PEFS 2007. Procedura zgłaszania problemów oraz wzór karty zgłoszenia problemu technicznego zamieszczono poniżej. Jednocześnie prosimy o ścisłe przestrzeganie ww. procedury, w szczególności na zakaz przesyłania bezpośrednio na adres e-mail Help Desk Formularzy PEFS 2007 lub zrzutów ekranu zawierających dane osobowe.
Informujemy, że obowiązująca aplikacja PEFS 2007 to wersja 3.0.
W Formularzu PEFS 2007 w wersji 3.0 wprowadzono zmiany dotyczące:
- słowników w zakresie działań i poddziałań, typów instytucji, rodzajów przyznanego wsparcia, co wynika z wprowadzenia do POKL zmian będących wynikiem przeglądu śródokresowego,
- słowników w zakresie powiatów i poziomu wykształcenia, co wynika ze zidentyfikowania w dotychczasowy błędnych nazw,
- dodania nowych pół dotyczących informacji o niepełnosprawności, przynależności do mniejszości narodowej lub etnicznej oraz byciu migrantem.
Zbieranie dodatkowych danych, które pojawiły się w wersji 3.0 Formularza PEFS 2007 jest wymagane wyłącznie w projektach skierowanych do danej grupy docelowej, np. w projektach skierowanych do osób niepełnosprawnych, do mniejszości narodowych lub do migrantów.
Wzór nakładki wraz z zaktualizowaną Instrukcją wypełniania Formularza PEFS 2007 zamieszczamy poniżej natomiast hasło zostanie przekazane do Państwa przez opiekunów projektów.
Formularz PEFS 2007 w wersji 3.0 powinien być stosowany przez Beneficjentów, którzy podpisali umowę o dofinansowanie projektu w roku 2012 i rozpoczęli realizację projektu po dacie udostępnienia nowej wersji narzędzia. Beneficjenci, którzy rozpoczęli realizację projektów przed datą udostępnienia Formularza PEFS 2007 w wersji 3.0. mogą w dalszym ciągu korzystać z narzędzia w wersji 2.0.
Zasadnicze zmiany w porównaniu do wersji 1.0 Formularza PEFS 2007W związku z wymogami dotyczącymi monitoringu i kontroli określonymi umową o dofinansowanie projektów przypominamy o konieczności przekazywania wraz z wnioskiem o płatność informacji o wszystkich uczestnikach Projektu, zgodnie z zakresem informacji określonym przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.
Ww. informacje należy przekazywać za pomocą formularza PEFS 2007 dla PO KL.
Formularz PEFS 2007 to plik w formacie MS Excel, ułatwiający prawidłowe wprowadzanie danych o uczestnikach projektów realizowanych w ramach PO KL. Jego działanie opiera się na makrach, zatem ważne jest, by w ustawieniach MS Excel zaznaczyć opcję umożliwiającą uruchamianie makr.
Projektodawca składa formularz PEFS 2007 (wyłącznie elektroniczną wersję) wraz z Wnioskiem beneficjenta o płatność. PEFS 2007 a ochrona danych osobowych Ponieważ w systemie PEFS 2007 zbierane są dane osobowe uczestników projektów objęte ochroną na podstawie Ustawy o ochronie danych osobowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zatem warunkiem uczestnictwa danej osoby w projekcie jest wyrażenie przez nią zgody na przetwarzanie jej danych osobowych (Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik nr 6 do niniejszego dokumentu). Osoba ta powinna zostać poinformowana o możliwości swojego przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym, którego celem jest udoskonalenie oferowanej dotychczas pomocy i lepsze dostosowanie jej do potrzeb przyszłych uczestników. Niemniej jednak w bazie nie są zbierane tzw. dane wrażliwe, tj. dotyczące np. stopnia niepełnosprawności, pochodzenia rasowego lub etnicznego, wyznania religijnego, stanu zdrowia, nałogów, etc (katalog danych wrażliwych został wskazany w Art. 27. 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).
Odrębny przypadek stanowi sytuacja, w której wsparcie realizowane jest na rzecz osób poniżej 18 roku życia. W systemie PEFS 2007 są zbierane dane osób nieletnich, które rozpoczęły edukację przynajmniej na poziomie gimnazjalnym i/lub ukończyły 12 rok życia. W takim przypadku zgoda na przetwarzanie danych osobowych powinna zostać podpisana przez przedstawiciela ustawowego, czyli rodzica bądź opiekuna osoby bezpośrednio objętej wsparciem.
W ramach Formularza będą również zbierane dane liczbowe dotyczące liczby dzieci w wieku przedszkolnym (od 3 do 5 lat), które zostały objęte wsparciem w ramach PO KL, w tym przypadku jednak nie będą zbierane dane osobowe.
Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku osób niepełnosprawnych biorących udział w projektach realizowanych w ramach Programu. W Formularzu PEFS 2007 znajduje się pole, w którym projektodawca będzie zobowiązany wskazać liczbę osób niepełnosprawnych biorących udział w projekcie, jednak bez konkretnego przyporządkowania tej zmiennej do poszczególnych osób otrzymujących wsparcie.
Kto wypełnia Formularz PEFS 2007? Jednym z obowiązków projektodawców PO KL jest wypełnianie i przesyłanie elektronicznego zestawienia danych o uczestnikach projektu do instytucji, do której składany jest wniosek beneficjenta o płatność. Formularz PEFS 2007 powinien zostać dostarczony na płycie CD lub innym nośniku danych elektromagnetycznych do właściwej instytucji
osobiście lub przesłany pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru.
Przekazywane dane powinny zostać uprzednio skompresowane do jednego z formatów: ZIP, TAR, GZ lub RAR oraz zabezpieczone hasłem (np. z wykorzystaniem programu Win RAR lub 7-Zip). Hasło, przy użyciu którego zostaną zabezpieczone dane, powinno zostać przekazane do instytucji, do której dane będą kierowane w odrębnej niż zabezpieczony Formularz przesyłce.
Niedopuszczalne jest przesyłanie Formularza PEFS 2007 z danymi pocztą elektroniczną.
Procedura określająca sposób nadawania dostępu do Formularza PEFS 2007 wyznaczonym osobom ze strony Beneficjenta została określona w załączniku nr 4 do niniejszej instrukcji.
Kiedy Formularz jest wypełniany? Dane zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału uczestnika w projekcie –
ich podanie jest dobrowolne, jednak stanowi warunek konieczny udziału danej osoby we wsparciu. Jednocześnie na projektodawcę nakłada się obowiązek aktualizacji danych osób bądź instytucji objętych wsparciem w ramach projektu w zakresie danych teleadresowych (przed zakończeniem udziału danej osoby, czy też instytucji w projekcie).
Dane, które podlegają aktualizacji obejmują następujące dane kontaktowe:
ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, województwo, powiat, telefon stacjonarny, telefon komórkowy oraz adres poczty elektronicznej.
Kiedy Formularz PEFS 2007 jest przekazywany? Projektodawca składa Formularz PEFS 2007 (elektroniczną wersję), zawierający dane osób, bądź instytucji, które rozpoczęły, kontynuują, zakończyły, czy też przerwały udział we wsparciu
od początku realizacji projektu.
Niedopuszczalne jest przekazywanie danych dot. uczestników wsparcia w innej formie niż Formularz PEFS 2007. Jeżeli projektodawca zbiera dane dot. uczestników wsparcia przy pomocy innych narzędzi, ankiet, formularzy powinien archiwizować je na zasadach określonych w Ustawie o ochronie danych osobowych i przechowywać przez okres określony w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.
Formularz, który składany jest przez projektodawcę powinien zawierać dane wszystkich osób, które rozpoczęły, kontynuują, zakończyły, czy też przerwały udział we wsparciu od początku realizacji projektu. Weryfikacja statusu poszczególnych osób biorących udział w projekcie będzie możliwa poprzez analizę pól określających datę rozpoczęcia oraz zakończenia udziału w projekcie.
W przypadku, jeśli w danym okresie rozliczeniowym objętym wnioskiem beneficjenta o płatność, nie będzie istniała żadna osoba, ani instytucja, która rozpoczęła, zakończyła, kontynuuje, czy też przerwała udział w projekcie, beneficjent nie ma obowiązku przesyłania do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ) pustego Formularza PEFS 2007. Sytuacja taka musi zostać jednak zaznaczona w piśmie przewodnim przekazującym wniosek o płatność wraz ze szczegółowym wyjaśnieniem zaistniałej sytuacji oraz musi znaleźć odzwierciedlenie w danych zawartych w załączniku nr 2 do wniosku o płatność.
Beneficjenci są zobowiązani do użytkowania Formularza PEFS 2007 zgodnie z Instrukcją wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL. Ze względu na konieczność ochrony danych osobowych Beneficjenci są zobowiązani do stosowania Karty uprawnień dostępu użytkowników do Formularza PEFS 2007 w zakresie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Załącznik nr 5 Instrukcji) zgodnie z procedurą nadawania uprawnień do Formularza PEFS 2007 (Załącznik nr 4 Instrukcji).
W sprawach PEFS należy kontaktować się z Opiekunem Projektu.
Zakres zbierania danych do PEFS-zmiany.pdf
