Koordynacja działalności komunikacyjnej w ramach komponentu regionalnego PO KL prowadzona jest na poziomie województwa przez Regionalne Informacyjne Grupy Robocze.
W celu zapewnienia i monitorowania koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego na poziomie regionalnym (dla każdego województwa) IP powołują Regionalne Informacyjne Grupy Robocze (RIGR). W skład RIGR wchodzą przedstawiciele Instytucji Pośredniczącej (IP) Instytucji Pośredniczących II stopnia
(IP2 - Instytucji Wdrażających), przedstawiciele Regionalnych Ośrodków EFS oraz dodatkowo w zależności od potrzeb np. osoby odpowiedzialne za promocję
i informację w ramach odpowiedniego RPO lub przedstawiciele innych instytucji mających wpływ na działania informacyjno-promocyjne EFS.
Członkowie RIGR spotykają się w celu omówienia bieżących planów i problemów związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych nie rzadziej niż raz na kwartał oraz kontaktują się za pośrednictwem narzędzi elektronicznych (forum dyskusyjne, e-mail). Raz w roku RIGR spotyka się w celu podsumowania działań
w danym roku oraz przygotowania i omówienia Planu Działania IP na kolejny rok.
RIGR będzie ciałem opiniodawczo-konsultacyjnym dla IP w kwestii promocji i informacji w regionie oraz ma zapewnić komplementarność działań promocyjnych dot. EFS. Decyzje RIGR mają charakter opiniodawczy dla IP i zapadają w drodze konsensusu.
Koordynacja prac RIGR należy do IP, która będzie decydować (przy wsparciu RIGR) o podziale zadań (oraz środków) na działania informacyjno-promocyjne
w województwie.
Do zadań RIGR należy:
- czuwanie nad sprawnym funkcjonowaniem systemu informacji i promocji w regionie,
- wyodrębnienie poszczególnych etapów czasowych realizacji polityki informacyjnej na poziomie województwa,
- podział zadań informacyjnych między poszczególne podmioty w ramach województwa,
- wypracowanie efektywnego systemu wymiany informacji pomiędzy IP, IP2, Instytucją Zarządzającą i Regionalnymi Ośrodkami EFS, Plan komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – zatwierdzony przez KM PO KL,
- opiniowanie rocznych Planów Działań i innych dokumentów związanych z polityką informacyjną i promocyjną województwa,
- realizacja wraz z Instytucją Pośredniczącą szczegółowych ustaleń dotyczących promocji i informowania.”