MAZOWIECKA JEDNOSTKA WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH

W dniu 25 stycznia 2013 roku na stronie http://www.efs.gov.pl pojawił się komunikat Ministerstwa Rozwoju Regionalnego „Komunikat w sprawie stosowania stawek jednostkowych w ramach Poddziałania 9.6.2, Programu Kapitał Ludzki” o następującej treści:

„W związku z licznymi pytaniami dotyczącymi Komunikatu z dnia 18 stycznia 2013 r., Instytucja Zarządzająca Programem Kapitał Ludzki (PO KL) zaktualizowała swoje stanowisko w sprawie realizacji projektów w ramach Poddziałania 9.6.2 Podwyższanie kompetencji osób dorosłych w zakresie ICT
i znajomości języków obcych PO KL.  

W związku ze specyfiką projektów wdrażanych w ramach Poddziałania 9.6.2 Programu Kapitał Ludzki (PO KL), w których mają zastosowanie stawki jednostkowe w odniesieniu do usługi szkoleniowej wskazanej w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (dalej: Wytyczne), tj. usługi szkoleń językowych (angielski, niemiecki i francuski) oraz usługi szkoleń komputerowych, w projektach tych należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Określone przez Instytucję Zarządzającą PO KL w ww. Wytycznych stawki jednostkowe dotyczą kompleksowej usługi szkolenia, w standardzie uwzględniającym wykładowcę i salę,
  a w przypadku szkoleń komputerowych – również materiały dydaktyczne (podręcznik).
  W Wytycznych wyraźnie wskazano, że stawka odnosi się do usługi szkoleniowej a nie do pojedynczych pozycji kosztowych szkolenia. Nie można bowiem zakładać, że fakt, że w Wytycznych wskazano np. w przypadku usługi szkoleń językowych tylko koszt wykładowcy i sali, oznacza, że stawka nie uwzględnia kosztów związanych z realizacją tej usługi, takich jak np. koszty opłat administracyjnych związanych ze świadczeniem tej usługi (np. energia elektryczna), czy standardowe wyposażenie sali szkoleniowej (np. meble, tablica, magnetofon).
• Celem wprowadzenia kosztu jednostkowego w przypadku szkoleń językowych i komputerowych przeznaczonych dla osób dorosłych podejmujących szkolenie z własnej inicjatywy było sfinansowanie kosztów w standardzie jak najbardziej zbliżonym do szkoleń komercyjnych o podobnym zakresie. Standard i całościowy koszt szkolenia na rynku komercyjnym powinien też stanowić punkt odniesienia przy konstruowaniu budżetach projektów.  Nie ma bowiem podstaw, aby w ramach tego typu projektów EFS, ze środków publicznych finansować koszty, które nie są standardowo oferowane w ramach usługi szkoleniowej na rynku komercyjnym i nie zwiększają jakości edukacyjnej tej usługi (np. przerwy kawowe w przypadku szkolenia trwającego 1,5 h w danym dniu, gadżety promocyjne czy zwrot kosztów dojazdu).
• Wprowadzenie stawek jednostkowych istotnie upraszcza sposób realizacji projektu i ogranicza wymogi związane bezpośrednio z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych. W związku z powyższym, konieczna jest szczegółowa weryfikacja przez projektodawców zasadności ponoszenia poszczególnych części składowych w ramach kosztów zarządzania, rekrutacji, organizacji szkoleń oraz kosztów pośrednich, innych niż objęte stawką jednostkową. Koszty te, o ile zostaną wykazane przez beneficjenta w budżecie projektu, będą podlegały weryfikacji w oparciu o ogólne zasady kwalifikowalności, w tym zasadę racjonalności i efektywności, jak również pod kątem możliwości wystąpienia podwójnego finansowania.

Koszty te powinny być uzasadnione, w szczególności potrzebami grupy docelowej lub koniecznością spełnienia wymogów wynikających z zasad realizacji projektów w ramach PO KL. Poniżej omówiono ww. koszty w podziale na zadania, w których mogą się pojawiać: 

1. Organizacja szkoleń

Oprócz wskazania w budżecie projektu stawek jednostkowych na usługę szkoleniową, w ramach ww. zadania możliwe i zasadne jest kwalifikowanie kosztu egzaminów oraz – w przypadku szkoleń językowych – zakupu podręczników niezbędnych do nauczania.

Pozostałe koszty powinny być uzasadnione, w szczególności potrzebami grupy docelowej i nie powinny powodować podniesienia jakości usługi szkoleniowej ponad standard powszechnie oferowany komercyjnie na rynku szkoleń. Oznacza to m.in., że:

• koszt dojazdów dopuszczalny jest tylko i wyłącznie w związku z uzasadnionymi potrzebami grupy docelowej będącej w szczególnie trudnym położeniu (np. koszty dojazdów dla osób niepełnosprawnych, bezrobotnych); koszt ten jednak zawsze powinien być rozpatrywany indywidualnie w stosunku do danego uczestnika projektu;
• koszt cateringu dla uczestników szkolenia zasadniczo nie powinien być kwalifikowalny, chyba
  że jest to uzasadnione długością trwania szkolenia w danym dniu (np. organizacja przerwy kawowej mogłaby być zasadna w przypadku gdy szkolenie trwa co najmniej 4 godziny lekcyjne dziennie a organizacja przerwy obiadowej – dopuszczalna w przypadku szkoleń trwających
  co najmniej 6 godzin lekcyjnych dziennie).

Jednocześnie, koszty dodatkowe takie jak, koszt noclegów, koszt gadżetów / prezentów dla beneficjentów, koszt dodatkowych materiałów szkoleniowych, koszt ewaluacji, koszt dodatkowych elementów planowanych do zrealizowania w ramach usługi szkoleniowej, np. stworzenie platform e-learningowych, przeprowadzenie dodatkowych szkoleń w formie e-learningu – w opinii Instytucji Zarządzającej PO KL – nie jest w tych projektach zasadny. Należy też wskazać, że takie koszty jak koszt sprzętu wyposażającego sale szkoleniowe (np. rzutnik, laptop, magnetofon), koszt mebli wyposażających sale szkoleniowe (np. stoły, krzesła, wieszaki) czy koszt osób zaangażowanych w obsługę samych szkoleń zawierają się w stawce określonej w Wytycznych.

       2.    Zarządzanie projektem

W opinii Instytucji Zarządzającej PO KL, mając na uwadze fakt, że projekty w ramach Poddziałania 9.6.2 są projektami prostymi do wdrażania a wprowadzenie stawek jednostkowych istotnie ułatwia sposób ich rozliczania, koszty zarządzania w tych projektach powinny być ograniczone do niezbędnego minimum w stosunku do standardowych projektów finansowanych z EFS, rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków.

Dodatkowo, koszty kwalifikowalne związane z zarządzaniem projektem powinny być adekwatne do wymiaru zadań związanych z rozliczaniem i monitorowaniem projektu wynikających ze specyfiki wdrażania projektów EFS. Szczególnej weryfikacji przez beneficjenta powinien podlegać m.in. łączny czas pracy związany z rozliczaniem i monitorowaniem danego projektu, np. w kontekście liczby uczestników projektu obejmowanych wsparciem.

Jednocześnie, w zakresie działań informacyjno-promocyjnych należy podkreślić, iż spełnienie podstawowych wymogów dotyczących działań informacyjno-promocyjnych nie jest zbyt kosztochłonne, natomiast rozbudowana informacja i promocja jest całkowicie niezasadna (np.  koszt spotkań promujących projekt, konferencji, publikacji o projekcie, ogłoszeń prasowych informujących o projekcie). Zasadne może wydawać się wyłącznie finansowanie wydatków związanych z niezbędnym oznakowaniem projektu zgodnie z wymogami określonymi w Systemie realizacji PO KL (np. oznakowanie sal szkoleniowych oraz materiałów szkoleniowych).

        3.    Rekrutacja

W związku z faktem, iż realizowane w ramach Poddziałania 9.6.2 szkolenia są atrakcyjne dla uczestników, m.in. w związku z tym, iż są bezpłatne i dotyczą podnoszenia istotnych kompetencji, na które występuje duże zapotrzebowanie, koszt rekrutacji może być kwalifikowalny w bardzo ograniczonym zakresie, w oparciu o standardowe metody rekrutacji w szkoleniach na rynku komercyjnym. Uzasadnione mogłoby być również finansowanie kosztów rekrutacji w przypadku gdy projekt skierowany jest do grupy wymagającej niestandardowych metod rekrutacyjnych, np. osób niepełnosprawnych. W takim przypadku, beneficjent powinien zweryfikować wysokość łącznych kosztów związanych z rekrutacją, w tym czasu koniecznego
do przeprowadzenia rekrutacji.

        4.    Koszty pośrednie

 
Na podstawie Wytycznych, możliwe jest kwalifikowanie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, w wysokości określonej w Wytycznych, lub na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków, w racjonalnej wysokości. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków, należy zapewnić racjonalność wydatków, w szczególności należy zwrócić uwagę na fakt, że obsługa księgowa w projektach rozliczanych w większości na podstawie stawek jednostkowych powinna być finansowana w znacznie mniejszym zakresie niż w przypadku projektów rozliczanych na podstawie wydatków rzeczywiście ponoszonych.

Mając na uwadze powyższe, Komunikat z dnia 18 stycznia 2013 r. należy uznać za nieaktualny.

 Treść Komunikatu z dnia 18 stycznia 2013 r.

KOMUNIKAT W SPRAWIE STOSOWANIA STAWEK JEDNOSTKOWYCH w ramach Poddziałania 9.6.2

W ramach Poddziałania 9.6.2 Podwyższanie kompetencji osób dorosłych w zakresie ICT i znajomości języków obcych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) realizowane mogą być szkolenia i kursy skierowane do osób dorosłych, które z własnej inicjatywy są zainteresowane nabyciem, uzupełnieniem lub podwyższeniem umiejętności oraz kompetencji w obszarach umiejętności ICT oraz znajomości języków obcych. Priorytet stanowią umiejętności oraz kompetencje kluczowe, dla których wyceniono koszt usługi szkoleniowej w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (dalej: Wytyczne), tj. kompetencje w zakresie ECDL Start i ECDL Core oraz języka angielskiego, niemieckiego i francuskiego. W związku z powyższym, projekty w Poddziałaniu 9.6.2 praktycznie w całości rozliczane są stawkami jednostkowymi.

Należy podkreślić, iż określone przez Instytucję Zarządzającą PO KL w ww. Wytycznych stawki jednostkowe dotyczą kompleksowej usługi szkolenia, w standardzie uwzględniającym wykładowcę i salę, a w przypadku szkoleń komputerowych – również materiały dydaktyczne (podręcznik). Zgodnie z metodologią badania, na podstawie którego stawki zostały oszacowane, ich wysokość wynika z kalkulacji przeprowadzonej w oparciu o ceny rynkowe usług szkoleniowych oferowanych przez profesjonalne firmy działające w branży nauki języków obcych oraz szkoleń komputerowych w poszczególnych województwach. Jako że działalność ww. firm ma charakter stricte komercyjny, cena oferowanych przez nie usług uwzględnia wszystkie czynniki, w tym te związane z działalnością operacyjną (dotyczącą organizacji szkoleń przez firmy, w tym m.in. koszty promocji szkoleń, rekrutacji uczestników, jak i obsługi szkolenia w trakcie jego realizacji). Należy wreszcie zaznaczyć, że w Wytycznych wyraźnie wskazano, że stawka odnosi się do usługi szkoleniowej a nie do pojedynczych pozycji kosztowych szkolenia. Nie można bowiem zakładać, że fakt, że w Wytycznych wskazano np. w przypadku usługi szkoleń językowych tylko koszt wykładowcy i sali, oznacza, że stawka nie uwzględnia kosztów związanych z realizacją tej usługi, takich jak koszty opłat administracyjnych związanych ze świadczeniem tej usługi (np. energia elektryczna), standardowe wyposażenie sali szkoleniowej (np. meble, tablica), koszty związane z promocją takiego szkolenia w celu zdobycia chętnych uczestników, kosztów jej obsługi w trakcie realizacji, etc.

Ponadto, wprowadzenie stawek jednostkowych zasadniczo upraszcza sposób rozliczania projektu i ogranicza wymogi związane bezpośrednio z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych do niezbędnego minimum. W związku z powyższym co do zasady nie jest uzasadnione ponoszenie w ramach tych projektów jakichkolwiek kosztów zarządzania, rekrutacji, organizacji szkoleń oraz kosztów pośrednich, innych niż objęte stawką jednostkową.

Choć w Wytycznych nie wprowadzono zakazu możliwości kwalifikowania w projektach rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych ww. kosztów, należy zaznaczyć, że – mając na uwadze sposób szacowania stawek oraz uproszczony sposób realizacji i rozliczania projektów – koszty te (jeżeli są wykazywane przez beneficjentów w budżecie projektu) należy weryfikować w oparciu o ogólne zasady kwalifikowalności, w tym zasadę racjonalności i efektywności jak również pod kątem możliwości wystąpienia podwójnego finansowania. Co do zasady wszelkie koszty wykazywane przez beneficjentów w kosztach zarządzania, rekrutacji, organizacji szkoleń oraz kosztów pośrednich, inne niż objęte stawką jednostkową (takie jak np. koszty promocji szkoleń, wynagrodzenia specjalisty ds. szkoleń czy specjalisty ds. rekrutacji, zakupu sprzętu niezbędnego do realizacji szkoleń oraz wyposażenia miejsca pracy osób zaangażowanych w realizację projektu)  – jako koszty związane ze standardową działalnością firm szkoleniowych – są uwzględnione w wyliczeniu stawki jednostkowej i nie powinny być dodatkowo wykazywane przez beneficjentów w budżetach projektów.

Co więcej, należy zwrócić uwagę na fakt, że w ww. projektach rozliczanych stawkami jednostkowymi nie jest uzasadnione finansowanie dodatkowych usług dla uczestników projektu, np. poczęstunku, gadżetów czy zwrotu kosztów dojazdu. Nie ma bowiem podstaw, aby w ramach projektów EFS ze środków publicznych finansować koszty, które nie są standardowo oferowane w ramach usługi szkoleniowej i nie zwiększają jakości tej usługi.

Koszty inne niż objęte stawkami jednostkowymi w ww. projektach stanowią wyjątek i powinny być uzasadnione, w szczególności potrzebami grupy docelowej lub koniecznością spełnienia wymogów wynikających z zasad realizacji projektów w ramach PO KL (mogą one dotyczyć np. kosztów egzaminów oraz w przypadku szkoleń językowych – kosztów zakupu podręczników, które nie są ujęte w stawce). Należy jednak pamiętać, że po uwzględnieniu dodatkowych kosztów poza stawką jednostkową, koszt całkowity projektu na uczestnika nie powinien odbiegać zasadniczo od kosztu wynikającego ze stawki jednostkowej.”

W związku z wpłynięciem do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w dniu 17 stycznia 2013 roku wytycznej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego dotyczącej stawek jednostkowych
w Podziałaniu 9.6.2, uprzejmie informujemy, że zaistniała konieczność ponownej weryfikacji ocenionych wniosków. Weryfikacji zostanie poddanych 358 wniosków. Z uwagi na powyższe termin zakończenia prac KOP w konkursie 1/POKL/9.6.2/2012 zostaje wydłużony do dnia 31 maja 2013 r.

W załączeniu zamieszczamy Wytyczne MRR z dnia 16 stycznia 2013 r. oraz z dnia 24 stycznia 2013 r. (Stawki jednostkowe w Poddziałaniu 9.6.2 (koszty obsługowe w metodach uproszczonych).