MAZOWIECKA JEDNOSTKA WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH

Przeprowadzone analizy nad projektami dofinansowanymi z Europejskiego Funduszu Społecznego w latach 2007-2013 wskazują, że najczęściej pojawiającymi się problemami związanymi z realizacją projektów są:

• niewłaściwa kalkulacja kosztów - w dużej mierze chodzi o ich niedoszacowanie,
• brak wystarczających kompetencji członków zespołu projektowego,
• zmiany prawne i proceduralne,
• niedopasowanie zaplanowanych działań do rzeczywistych potrzeb grupy docelowej,
• zbyt mało czasu na realizację zaplanowanych działań,
• problemy z rekrutacją – zbyt mała liczba chętnych do udziału w projekcie.

O bezproblemowej realizacji projektu warto zacząć myśleć już na etapie definiowania projektu i przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej. Należy pamiętać, że to co zostanie napisane we wniosku aplikacyjnym, w przypadku otrzymania dofinansowania, będzie musiało zostać bezwzględnie zrealizowane. Dotyczy to oczywiście również przyjmowanych założeń odnośnie uczestników projektu. Każde przedsięwzięcie musi mieć ściśle określoną grupę odbiorców, którzy wezmą udział w planowanych zadaniach. Pierwszym krokiem, jaki pozwoli uniknąć problemów z rekrutacją jest przyjęcie realnych założeń we wniosku, podyktowanych rzeczywistymi potrzebami i problemami, na które odpowiedź stanowi przygotowywany projekt. Wybór grupy powinien być poprzedzony badaniami i wnikliwymi analizami - z zastrzeżeniem, że grupa uczestników wytypowana do projektu musi korespondować z grupą docelową określoną w dokumentach danego Programu Operacyjnego oraz obligatoryjnie z kryteriami dostępu. Analiza potrzeb powinna być przeprowadzona zanim rozpoczęte zostaną jakiekolwiek działania i powinna uwzględniać sytuację uczestników wynikającą z podziału na płeć, kategorię wiekową, a także przewidywać specyficzne uwarunkowania osób np. mieszkających na terenach wiejskich. Nie zawsze badań i analiz należy dokonywać we własnym zakresie, do dyspozycji dostępnych jest wiele raportów przygotowywanych np. przez administrację publiczną, GUS, organizacje pozarządowe, które mogą stanowić doskonałe źródło wiedzy nt. potencjalnych uczestników projektu. Należy pamiętać, aby czerpać informacje z aktualnych opracowań, ponieważ sytuacja w wielu obszarach społecznych zmienia się dość dynamicznie. Oparcie się na nieaktualne badania lub analizy skutkuje niewłaściwym rozpoznaniem potrzeb odbiorców. To z kolei może wpłynąć na zły dobór tematyki zajęć i działań wspierających realizację projektu, co z pewnością przełoży się na problemy ze zrekrutowaniem pożądanej grupy uczestników. Jeśli wnioskodawca chce przeprowadzić badania samodzielnie, może zastosować powszechnie uznane metody i techniki jak np. wywiad kwestionariuszowy, czy bezpośredni - przy czym zdecydowanie łatwiejsze do opracowania i analizy wyników są badania ankietowe. Właściwe zebrane informacje stanowią podstawę realizacji działań. Ważna jest prawidłowa konstrukcja ankiety lub kwestionariusza, to znaczy:

• każde pytanie powinno dotyczyć tylko jednej sprawy
• pytania powinny być zrozumiałe i jasne dla grupy, do której są skierowane
• należy unikać pytań sugerujących odpowiedź
• układ i prezentacja kwestionariusza powinny ułatwiać udzielenie odpowiedzi. 

Bardzo ważnym aspektem jest również określenie liczby osób, która ma wziąć udział w projekcie. Częstym problemem z rekrutacją jest osiągnięcie założonej liczby uczestników wskazanej we wniosku aplikacyjnym. Co prawda działania rekrutacyjne prowadzone są po rozpoczęciu projektu, jednak parametry grupy docelowej muszą zostać określone dosyć szczegółowo i jednoznacznie już na etapie opracowania wniosku o dofinansowanie. Należy pamiętać, że zmiana liczby uczestników bądź ich rodzaju może być niemożliwa w trakcie realizacji projektu. Często jest to element podlegający ocenie, bądź stanowiący kryterium wyboru. Jeśli liczba uczestników zostanie przeszacowana, będzie to stanowiło problem ze zrekrutowaniem wymaganej grupy docelowej. Działania rekrutacyjne wówczas pochłoną więcej czasu, zasobów, a także pieniędzy. Należy pamiętać, że o wartości projektu nie decyduje liczba osób, która zostanie objęta wsparciem - powinniśmy przyjmować realne założenia, wówczas zminimalizujemy ryzyko wystąpienia trudności z pozyskaniem uczestników. 

Zapraszamy do przeczytania dalszej części artykułu w najnowszym numerze Biuletynu "Fundusze Europejskie na Mazowszu".